На задание к контрольной работе
На этой странице дается описание некоторых возможностей программы Microsoft Word.
Текст приводится по материалам учебного пособия:
Полянский А.Г. Редактор Word: оформление стандартных документов (от справок до диссертаций). – Н. Новгород: СГУТиКД. Нижегородский филиал. 2002. – 124 с.
©Полянский А.Г., 2002
Некоторая редакторская правка имеет место (моя книга, как хочу, так и редактирую).
Автоматическое создание оглавлений
Символ – буква, цифра, знак препинания, символ пробела и др., то есть любой одиночный элемент.
Слово – набор символов от пробела до пробела.
Абзац – часть текста, отделенная непечатаемым символом абзаца.
Непечатаемый символ – символ пробела, конца абзаца и др., который используется программой для распознавания объектов документа, но не выводится на печать. Он обычно невидим, выводится на экран после активизации соответствующей кнопки панели инструментов.
Форматирование – задание параметров оформления текста.
Шаблон – это файл с расширением *.dot, на основе которого создаются документы. В шаблоне содержится определенный набор инструментов: стилей, элементов автотекста, макросов, настроек клавиатуры (значений "горячих" клавиш), меню и панелей инструментов. Также в шаблонах могут сохраняться заданные размеры страницы, общие для однотипных документов фрагменты текста с установленными параметрами форматирования, графические объекты, рамки, поля и др.
По умолчанию документы Word создаются на базе обычного шаблона, - файла Normal.dot. Многие пользователи работают только с ним и абсолютно не страдают. Тем не менее рекомендуется попробовать использование других шаблонов, которое в некоторых случаях упрощает работу. Особенно полезным бывает задание в шаблонах параметров стилей, определенных для соответствующего типа документа.
1. Создать новый документ.
2. Дать команду "Файл" - "Сохранить как…", в списке "Тип файла" в левом нижнем углу окна работы с файлами выбрать "Шаблон документа", ввести имя файла, расширение .dot не менять, сохранить файл.
Внимание! При сохранении файла шаблона программа автоматически открывает папку "Шаблоны". Полный адрес ее может быть разным, например С:/Program Files/ Microsoft Office/Шаблоны/. Можно сохранить созданный шаблон в этой папке, а можно в какой-то другой.
Вновь созданный шаблон является копией Normal.dot. Дальше пользователь вводит или изменяет нужные ему элементы. Некоторые из них – стили, параметры страниц, общие фрагменты текста и оформления, настройки меню и клавиатуры – чаще задаются заранее, другие – например элементы автотекста, компоновка наборов кнопок на панелях инструментов – изменяются пользователем в процессе составления документов. Шаблон не является чем то постоянным, его можно и нужно подстраивать для удобства работы.
При работе с документами, созданными на базе шаблона, отличного от Normal.dot, рекомендуется все изменения перечисленных инструментов сохранять в этом шаблоне, а не в Normal.dot, чтобы не засорять последний.
Способ 1. Дать команду "Файл" - "Создать" через главное меню (а не через кнопку панели инструментов). Из пиктограмм шаблонов (блокноты с буквой W на них и подписями имен шаблонов под ними) выбрать нужный. Сохранить вновь созданный документ. Это возможно, если шаблон находится в каталоге, указанном в параметрах Word. Обычно это каталог С:/Program Files/ Microsoft Office/Шаблоны/.
Получить сведения об этом каталоге или ввести вместо него другой каталог можно при помощи вкладки "Расположение" диалогового окна "Параметры", которое вызывается командой "Сервис" - "Параметры".
В последних версиях Microsoft Word после дачи команды "Файл" - "Создать" в правой части экрана открывается список команд. В нем надо выбрать "Создание с помощью шаблона" - общие шаблоны и щелкнуть мышью на ярлыке выбранного шаблона.
Способ 2. Найти в проводнике Windows файл шаблона и сделать двойной щелчок мышью на его имени. При этом открывается не сам шаблон, а новый документ, созданный на его базе.
Стиль – это совокупность параметров текста и абзаца, которой присвоено определенное имя (Грушина Е. Самоучитель по Word 7.0 . 1988.). Стили применяются для автоматического форматирования выделенных абзацев или фрагментов текста по ранее созданному образцу Различают два вида стилей.
1)Стиль символа задает параметры некоторой области текста – шрифт, язык для проверки орфографии, а также, при необходимости, обрамление фрагмента, например, выделение его рамкой.
2)Стиль абзаца служит для форматирования абзаца целиком, то есть части документа, отделенной символами абзаца. Кроме параметров, присваиваемых стилем символов, задаются и параметры абзаца.
Стили целесообразно применять, когда в документе имеются фрагменты текста или группы абзацев, имеющие одинаковые параметры оформления, отличные от основного текста.
В Word (в шаблоне Normal.dot) создан комплект стилей. Перечень их, а также стилей, уже используемых в документе находится в раскрывающемся списке "Стиль" – самом левом на панели инструментов "Форматирование" Для задания абзацу нужного стиля надо раскрыть список и щелкнуть на имени стиля. Курсор при этом должен находиться в любом месте внутри абзаца или на пустой строчке в начале нового абзаца.
Многие пользователи вообще не владеют инструментом стилей, а все форматирование выполняют вручную, хотя использование двух – трех стилей даже в небольших документах может заметно упростить работу. При оформлении технических отчетов, контрольных, курсовых или дипломных работ, которые содержат различные элементы оформления текста, уместно использование около десятка стилей.
Для создания нового стиля надо дать команду "Формат" - "Стили и форматирование". В правой части экрана откроется окно для работы со стилями. После нажатия кнопки "Создать стиль" открывается диалогового окно "Создание стиля".
В окошко "Имя " вводится с клавиатуры имя стиля, придуманное пользователем (по умолчанию – Стиль1). В окошке "Стиль" выбирается один из типов стилей, существующих в Word – стиль абзаца или стиль символа (знака).
В окошке "Основан на стиле" можно задать имя стиля, на основе которого предполагается создать новый. Это делается в случае, когда параметры какого-то из имеющихся стилей предполагается изменить незначительно. Чтобы не создавать путаницу, рекомендуется в общем случае оставлять стиль "Обычный" для абзацев и "Основной шрифт абзаца" – для символов.
В окошке "Стиль следующего абзаца" можно указать стиль, который будет автоматически присваиваться абзацу, следующему за абзацем, форматируемым создаваемым стилем. Для стилей заголовков здесь также рекомендуется устанавливать стиль "Обычный", иначе после ввода заголовка следующему абзацу будет тоже присвоен стиль заголовка и его форматирование придется менять.
Включенная опция "Добавить в шаблон" добавляет вновь созданный стиль в шаблон, на базе которого создан активный документ. Если эта опция выключена, созданный стиль сохраняется лишь в текущем документе. Включение или выключение этой опции зависит от планов пользователя по дальнейшему использованию создаваемого стиля в других документах. Перегружать количеством стилей основной шаблон "Normal.dot" не рекомендуется.
При включении опции "Обновлять автоматически" происходит автоматическое изменение параметров стиля всех абзацев, набранных этим стилем, в случае изменения форматирования любого из них. Чтобы такое не произошло случайно во время оформления текста, рекомендуется эту опцию отключить.
Параметры стиля задаются при помощи кнопок в середине диалогового окна. Для шрифта это тип, размер, начертание и цвет; для абзаца – выравнивание, межстрочный интервал, интервал между абзацами и отступ абзаца слева. Другие параметры задаются при помощи кнопки "Формат". После ее нажатия из списка выбирается нужная команда, открывающая диалоговое окно, аналогичное окну, вызываемому соответствующей командой главного меню. Так, диалоговое окно "Шрифт", в котором задаются параметры шрифта для стиля, то же, что открывается командой "Формат" - "Шрифт" для задание шрифта выделенного фрагмента текста.
Для изменения существующего стиля надо нажать правую кнопку мыши на имени стиля в списке в правой части экрана и дать команду "Изменить". Дальнейшие действия аналогичны совершаемым при создании нового стиля.
Автотекст – это инструмент, который позволяет быстро вводить ранее сохраненный фрагмент текста. Для ввода достаточно ввести короткое имя этого фрагмента, заданное пользователем. Такие фрагменты называются элементы автотекста.
Автотекст удобно использовать, когда при составлении текста часто встречается многократное повторение отдельных слов или словосочетаний, например, каких-либо специальных терминов. Другой пример - в тексте повторяются слова на иностранном языке, например, названия программных продуктов, набор которых требует переключения клавиатуры с русской на латинскую и обратно.
1. Набрать часто используемое слово или словосочетание и выделить его.
2. Нажать "Alt+F3".
3. В появившемся окошке "Имя элемента автотекста" удалить (нажатием "Del") уже выделенный фрагмент и ввести с клавиатуры короткое имя элемента автотекста, состоящее из 1 – 3 букв. Регистр букв значения не имеет.
4. Нажать "ОК".
Создание элемента автотекста таким способом занимает несколько секунд. Ввод новых элементов происходит обычно в процессе набора, когда пользователь чувствует, что какое-то слово или фраза повторяется часто.
Вставка в текст элемента автотекста: набрать с клавиатуры его имя, и, не ставя пробела, нажать F3.
Word способен автоматически собирать оглавление документа. В оглавление включаются абзацы, форматированные стилями, имеющими уровень, отличный от уровня "Основной текст", например, стили заголовков. Для правильной сборки необходимо, чтобы всем заголовкам в тексте были присвоены соответствующие стили и наоборот, чтобы абзацам основного текста не были присвоены стили более высоких уровней. По стандарту оглавление должно называться "СОДЕРЖАНИЕ".
Порядок действий по сборке оглавления.
1. Установить курсор в то место в тексте, где должно располагаться оглавление. По стандарту это лист перед введением.
2. Дать команду "Вставка" – "Ссылка" – "Оглавления и указатели", и в появившемся окне выбрать вкладку "Оглавления". Нажать ОК.
Дальше оглавление можно форматировать, как обычные абзацы.
После того, как оглавление собрано, остается набрать над ним слово "СОДЕРЖАНИЕ", а после него вставить разрыв страницы (Ctrl+Enter).
Если после сборки оглавления текст изменялся, потребуется обновление оглавления. Это действие выполняется командой быстрого меню "Обновить поле" или нажатием клавиши F9. В появляющемся при этом окне "Обновить оглавление" можно дать команду "Обновить целиком" или "Обновить только номера страниц".
На задание к контрольной работе